Quem trabalha com contabilidade ou empreende no Brasil já ouviu falar muitas vezes sobre documentos comprobatórios contábeis. Apesar de parecer um nome técnico e distante da realidade, esses documentos fazem parte do dia a dia de qualquer empresa, desde as pequenas até as grandes corporações. São eles que sustentam tudo que é registrado na contabilidade. Sem esses papéis, a empresa fica vulnerável a erros, penalidades e até problemas com o fisco.
Mas afinal, o que são esses tais documentos comprobatórios? Por que eles são tão importantes? Quais os principais tipos e como organizá-los? Se você tem essas dúvidas, chegou no lugar certo.
Neste artigo, vamos explicar com uma linguagem simples, prática e direta tudo o que você precisa saber sobre documentos contábeis que servem como comprovação. Bora?
O que são Documentos Comprobatórios Contábeis?
Os documentos comprobatórios contábeis são provas materiais que servem para justificar e registrar os fatos econômicos e financeiros de uma empresa. São eles que mostram que uma determinada movimentação aconteceu de verdade: uma compra, uma venda, um pagamento de salário, o recebimento de um valor, a contratação de um serviço e por aí vai.
Ou seja, tudo que é lançado na contabilidade precisa estar comprovado por um documento válido. Isso garante que os registros estão corretos e que, se houver uma fiscalização, a empresa tenha como se defender e mostrar que está tudo certo.
Esses documentos são exigidos por lei, por isso devem ser guardados por um período mínimo (na maioria dos casos, cinco anos) para fins de fiscalização, auditoria ou controle interno.
Por que esses documentos são tão importantes?
Sem eles, a contabilidade da empresa perde o respaldo legal. Veja por que manter os documentos comprobatórios contábeis é essencial:
- Eles dão validade legal às informações registradas nos livros contábeis
- Servem como prova em casos de auditorias ou questionamentos do fisco
- Permitem que o contador registre corretamente os fatos na contabilidade
- Ajudam no controle financeiro e na tomada de decisões estratégicas
- Evitam problemas com a Receita Federal e outros órgãos fiscalizadores
- Garantem transparência e organização dos dados da empresa
Além disso, esses documentos ajudam o próprio empresário a visualizar melhor tudo o que acontece com o dinheiro da empresa.
Principais tipos de documentos comprobatórios contábeis
Existem diversos tipos de documentos contábeis. Cada um se refere a uma situação diferente. Abaixo, listamos os mais comuns e o que eles representam:
1. Notas fiscais
As notas fiscais são os documentos mais conhecidos. Elas servem para comprovar:
- Vendas de produtos ou serviços
- Compras de mercadorias
- Contratações de prestadores
Toda nota fiscal precisa ter o CNPJ da empresa, os dados do fornecedor ou cliente, valor total, impostos e descrição do que foi negociado.
2. Recibos
Os recibos são usados para comprovar pagamentos diversos, como:
- Pagamento a autônomos (RPA)
- Pagamento de aluguel
- Reembolso de despesas
Eles devem conter os dados da empresa, de quem recebeu, valor pago, data e motivo do pagamento.
3. Comprovantes bancários
Transferências bancárias, depósitos, extratos, boletos quitados. Tudo isso serve como comprovação de movimentações financeiras. O ideal é que todos os comprovantes estejam vinculados a uma nota fiscal ou recibo correspondente.
4. Folhas de pagamento
O contracheque ou holerite é o documento que mostra quanto um colaborador recebeu, quais descontos foram aplicados e quais encargos foram recolhidos. Ele também é considerado um documento contábil, pois serve de base para os lançamentos da folha.
5. Guias de impostos pagos
DARFs, GPS, DCTFs, DAS, entre outros. Todas essas guias de recolhimento de tributos comprovam que a empresa pagou os impostos corretamente e no prazo.
6. Contratos
Seja de prestação de serviço, aluguel, parceria, compra e venda… os contratos são documentos comprobatórios que mostram os termos de um acordo firmado entre partes. Eles são fundamentais para evitar problemas jurídicos.
7. Notas de débito e crédito
São utilizadas em ajustes contábeis, cobranças ou devoluções. Elas também fazem parte do conjunto de documentos que justificam movimentações financeiras.
Como os documentos comprobatórios são usados na contabilidade?
O contador da empresa utiliza esses documentos para fazer os lançamentos contábeis. Por exemplo:
- Ao receber uma nota fiscal de compra, ele registra uma entrada de mercadoria
- Quando há um pagamento de fornecedor, ele registra a baixa no caixa ou no banco
- Com a folha de pagamento, ele registra os salários, encargos e descontos
Tudo precisa bater. Ou seja, o que está no documento tem que ser igual ao que está sendo lançado no sistema contábil. E é isso que permite a geração correta dos relatórios contábeis, como o DRE, o Balanço Patrimonial, entre outros.
Quais documentos são obrigatórios?
Nem todos os documentos são obrigatórios em 100% das situações. Por exemplo, uma microempresa (ME) pode ter menos obrigações do que uma empresa de grande porte. Mas de forma geral, existem documentos que toda empresa deve manter, como:
- Notas fiscais emitidas e recebidas
- Recibos de pagamentos a prestadores e colaboradores
- Comprovantes de tributos pagos
- Folhas de pagamento e recibos de férias
- Extratos bancários
- Contratos firmados com terceiros
- Livros contábeis assinados por um contador
Vale lembrar que tudo isso precisa estar organizado e acessível, principalmente em caso de fiscalização da Receita Federal ou da Junta Comercial.
Por quanto tempo guardar os documentos contábeis?
De forma geral, a legislação exige que os documentos contábeis sejam guardados por pelo menos cinco anos. Mas em alguns casos esse prazo pode ser maior, dependendo do tipo de documento.
Veja a média recomendada:
- Notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento: 5 anos
- Folha de pagamento, GFIP e encargos trabalhistas: 10 anos
- Contratos e documentos jurídicos: enquanto durar o contrato + 5 anos
- Escrituração contábil (livros e balanços): 10 anos
- Documentos previdenciários: até 30 anos
Guardar tudo de forma digital é uma excelente alternativa. Mas atenção: documentos digitalizados precisam ser legíveis e íntegros. Não vale foto tremida ou incompleta.
Como organizar esses documentos?
Aqui vão algumas dicas para manter os documentos contábeis organizados e evitar dor de cabeça no futuro:
- Crie pastas físicas ou digitais separadas por tipo de documento (ex: notas fiscais, folha de pagamento, tributos)
- Organize por ano e mês
- Use softwares de gestão documental se possível
- Escaneie os documentos e guarde backups em nuvem
- Mantenha uma planilha com o controle do que foi pago, emitido ou arquivado
- Treine a equipe para enviar os documentos corretamente ao contador
Se sua empresa trabalha com muitas notas fiscais e pagamentos, vale a pena investir em um sistema de gestão ou contratar um profissional da área fiscal.
O que acontece se a empresa não tiver os documentos?
A ausência dos documentos comprobatórios contábeis pode trazer sérios problemas, como:
- Multas por omissão de informações
- Problemas na hora de declarar o Imposto de Renda
- Risco de autuação em caso de fiscalização
- Impossibilidade de comprovar receitas ou despesas
- Complicações em processos trabalhistas ou judiciais
- Imagem comprometida diante de parceiros ou bancos
Ou seja, negligenciar essa parte contábil é um erro que pode sair caro. Mesmo empresas pequenas, MEIs e profissionais autônomos devem ter esse cuidado.
Os documentos comprobatórios contábeis são a base de uma contabilidade segura, correta e legalizada. São eles que provam, com evidência, tudo que entra e sai da empresa. Mais do que burocracia, eles garantem transparência, controle e evitam problemas com a Receita Federal, com a justiça e até com seus próprios clientes e fornecedores.
Organizar esses documentos com responsabilidade é um dos primeiros passos para quem quer uma empresa sólida e preparada para crescer.
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